Es importante recordar que el tipo de retención aplicable a los trabajadores debe regularizarse si durante el año se modifican las circunstancias personales o económicas:

• Si la modificación viene motivada por la propia empresa (por ejemplo un aumento salarial), el nuevo tipo de retención se aplicará desde el momento en que se produzca dicha modificación.
• Si el cambio es en la situación personal, se aplicará a partir del momento en que el trabajador presente el Modelo 145, siempre y cuando lo haga con al menos 5 días de antelación a la fecha de preparación de las nóminas. El trabajador sólo está obligado a comunicarlo en el caso de que el cambio suponga un aumento de tipo de retención.

Si estos cambios se producen entre los meses de enero y septiembre, la empresa puede regularizar la retención trimestralmente (en los meses de abril, julio y octubre). Por ejemplo si el trabajador entregó el modelo 145 en agosto, se puede esperar y aplicar la nueva retención a partir de la nómina de octubre.

Pero si se producen en octubre, noviembre o diciembre, la regularización se deberá hacer mensual. Es decir es obligatorio regularizar las retenciones cada mes.

Para determinar el porcentaje de retención a aplicar, la AEAT dispone de un servicio de Cálculo de retenciones