Desde el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), han comenzado a llevarse a cabo una serie de actuaciones tendentes a sancionar con multa de entre 1.200 a 60.000 euros a aquellas sociedades y demás entidades inscritas en los Registros Mercantiles correspondientes, que no hayan procedido a depositar, en forma y plazo, sus cuentas anuales y documentación complementaria. La citada potestad sancionadora de la cual es titular el ICAC, tiene su origen en lo dispuesto en los artículos 279 y 283 de la Ley de Sociedades de Capital

De acuerdo con lo establecido en el artículo 279.1 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital:

 “Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también, el informe de gestión, si fuera obligatorio, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.”.

Según el artículo 283 del mismo texto legal:

1.    El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, también dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2.    Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

3.    La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración tributaria. Estos datos deberán ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considerará a los efectos de la determinación de la sanción. En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará del Registro Mercantil correspondiente.

4.    En el supuesto de que los documentos a que se refiere este capítulo hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.

5.    Las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.”.

Hay que señalar también que conforme al 371 del Reglamento del Registro Mercantil, al finalizar cada año, los Registradores Mercantiles deben de remitir a la Dirección General de los Registros y del Notariado y esta, a su vez, al ICAC, una relación alfabética de las sociedades que no hubieran cumplido en debida forma la obligación de depósito de las cuentas anuales, para la incoación del correspondiente expediente sancionador. Por lo tanto, el ICAC tiene conocimiento cada año de las sociedades que no han efectuado el depósito.

En resumen,

En caso de que los administradores de la sociedad incumplan con la obligación depositar las cuentas y la documentación complementaria en tiempo y forma en el Registro Mercantil del domicilio social se habilita al ICAC para imponer sanción previa instrucción del expediente sancionador. 

La sanción se fijará, siempre dentro de los márgenes que marca la ley, en función del importe de las partidas de activo y de la cifra de ventas de la sociedad referidos al último ejercicio declarado a la Administración Tributaria cuyo documento justificativo original habrá que presentar. En caso de que dicho documento no se facilite al instructor del expediente, el importe de la sanción se determinará en función de la cifra de capital social según los datos que posea el Registro Mercantil.

En el caso de proceder al depósito de las cuentas fuera de plazo, pero antes de la incoación del expediente sancionador frente a la sociedad, el importe de la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducido en un 50%.

Además de la posible multa, hay que recordar que pasado un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas, se procederá al Cierre de Hoja Registral. En esa situación no podrán inscribirse la mayoría de los acuerdos sociales. Los únicos acuerdos que podrán inscribirse son el cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa. El depósito de cuentas conlleva la reapertura del cierre del Registro.

Por otra parte, no procederá el cierre del Registro cuando las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta General. En este caso se debe acreditar esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas o copia autorizada del acta notarial de la Junta General en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales. Cada seis meses, la sociedad deberá reiterar la subsistencia de la falta de aprobación mediante certificaciones y/o actas que se inscribirán y publicarán en el BORME.