Boletín de Información Económico Financiera 11/2023 - Consecuencias del incumplimiento de depósito de cuentas
Estando próximos al cierre del año es conveniente recordar las obligaciones que las sociedades tienen durante el ejercicio en cuanto a la formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales, así como las posibles consecuencias del incumplimiento de dichas obligaciones.
Formulación de cuentas anuales. (Artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital):
“Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.”
Aprobación de cuentas anuales. (Artículo 164 de la Ley de Sociedades de Capital):
“La junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.”
Depósito de cuentas anuales. ( Artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital):
“Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas.
Los administradores presentarán también el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o esta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.”
Si tenemos en cuenta que con carácter general el cierre del ejercicio social de las sociedades mercantiles tiene lugar el 31 de diciembre de cada año, las cuentas anuales deberán formularse antes del 1 de abril del siguiente año, aprobarse por la Junta General antes del 1 de julio y depositarse en el Registro Mercantil antes del 1 de agosto.
El incumplimiento de la presente obligación de formular, aprobar y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil conlleva importantes consecuencias jurídicas y económicas para la sociedad:
- Sanción económica
La sanción mínima es de 1.200€ y la máxima de 60.000€. Si la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6 Millones de euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 €.
El importe de la sanción se determinará atención a la dimensión de las sociedad:
a) La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
b) En caso de no aportar la declaración tributaria citada en la letra anterior, la sanción se establecerá en el 2 por ciento del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
c) En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.
Estas sanciones prescriben a los tres años de forma que el 31 de Julio de 2023 prescribieron las infracciones correspondientes al depósito de las cuentas anuales cerradas a fecha de 31 de Diciembre de 2019.
- Cierre provisional de la hoja registral
Si transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se hubieran depositado las cuentas, el Registro Mercantil no inscribirá ningún otro documento que se presente con posterioridad, excepto:
- el cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores
- la revocación o renuncia de poderes
- la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores
- los asientos ordenados por la autoridad jurídica o administrativa
- Responsabilidad del órgano de administración de la empresa
Tanto la propia empresa como sus socios y acreedores podrían reclamar a los administradores los daños y perjuicios causados por no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
- Revocación de NIF
Si durante cuatro ejercicios consecutivos se incumple la obligación de depositar las cuentas en el Registro Mercantil, el NIF de la sociedad será revocado. En esta situación la empresa no podrá realizar inscripciones en los registros públicos, ni realizar cargos y/o abonos en cuentas o depósitos abiertos en entidades de crédito, no podrá obtener certificado de encontrarse al corriente de pago de sus obligaciones tributarias…
- Otras consecuencias
- Impacto negativo en los informes comerciales, lo que podría repercutir en la pérdida de nuevos clientes o de contratos.
- Mayores dificultades para acceder a financiación bancaria
- Mayores dificultades para lograr cobertura de seguro de crédito.
Caso especial. Falta de depósito por no aprobación de las Cuentas Anuales
En articulo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil en su apartado quinto establece que si las Cuentas Anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta General, no procederá el cierre registral ni la responsabilidad de los administradores derivada de este hecho siempre que se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas o por medio del acta notarial de la Junta General en la que conste la no aprobación.
