Se indican a continuación algunas notas sobre la aprobación y publicación de las cuentas anuales.

Plazo

El plazo previsto para la aprobación de las cuentas anuales es el que rige para la convocatoria de la junta general ordinaria, esto es, 6 primeros meses de cada ejercicio. (art.164 Ley de sociedades de capital).

Las cuentas anuales deben ser aprobadas por la junta general ordinaria de los socios. (art.272.1 Ley de sociedades de capital).

Una vez aprobadas dichas cuentas la obligación de su publicación recae sobre los administradores. El plazo para depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil es de 1 mes a contar desde la aprobación de las cuentas anuales. 

A estos efectos es preciso tener en cuenta las siguientes consideraciones:

- Este plazo ha de ser contado desde la fecha de aprobación, y en ningún caso desde la expiración del último día del mes en que hubieran sido aprobadas las cuentas anuales. Es decir, el cómputo del plazo se realiza de fecha a fecha, por ejemplo, si se aprobaron las cuentas anuales el 25 de Mayo, el plazo para su presentación en el Registro Mercantil es hasta el 25 de Junio, y en ningún caso se puede considerar el plazo del 31 de Mayo al 30 de Junio. (art.60 CCom)

- Los liquidadores deben depositar el estado anual de cuentas de la liquidación en el plazo de 1 mes a contar desde la aprobación del mismo.

Lugar de presentación

En general, las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil de la provincia donde la sociedad tiene su domicilio social.

Las cuentas consolidadas deben depositarse en el Registro Mercantil donde la empresa dominante tiene el domicilio social. 

Por su parte, el Registrador que ha depositado las cuentas consolidadas debe comunicar el depósito a los Registros en donde están inscritas las filiales, para que se tome nota de tal circunstancia en el Libro de depósito de cuentas. (art.373 RRM).

Modelos de presentación de las cuentas anuales para su depósito

DGRN Resoluciones 4-3-11, BOE 17-5-11;

La presentación de la información contable por las empresas obligadas a dar publicidad a sus cuentas anuales mediante su depósito en el Registro Mercantil  se ha de realizar obligatoriamente en los modelos oficialmente aprobados.

Es por ello que los originales de dichos documentos se facilitan en los Registros Mercantiles y en las páginas webs del Ministerio de Justicia y del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.

La documentación se puede presentar en formato papel o en formato electrónico.

Los documentos a presentar en el Registro Mercantil a efectos del depósito de las cuentas anuales son los siguientes:

- Solicitud firmada por quien presenta las cuentas. En este caso no se exige legitimación de firmas.

- Certificación de los acuerdos tomados en junta general u órgano social competente, con las firmas legitimadas notarialmente, por los que se aprueban las cuentas anuales y la aplicación del resultado. Esta certificación debe cumplir los siguientes requisitos:

* Debe contener las circunstancias previstas con carácter general relativas a las certificaciones de acuerdos adoptados por órganos colegiados de sociedades mercantiles. (art.112 RRM)

* Debe expresar si las cuentas han sido formuladas según el modelo abreviado, indicando la causa en caso de que así sea.

* Debe expresar, bajo fe del certificante, que las cuentas anuales y el informe de gestión se encuentran firmados por todos administradores. Si no lo estuvieran debe hacerse constar, indicando expresamente la causa.

- Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas. Esta mención puede recogerse también en la certificación anterior.

Su finalidad es evitar que existan diferencias entre las cuentas auditadas y las aprobadas por la junta, que son las que ahora se depositan. Ello no es óbice para que junto al informe de auditoría se deban adjuntar las propias cuentas anuales.

- Un ejemplar de las cuentas anuales debidamente identificado en la certificación anterior. (Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo (si procede) y Memoria)

Debe tenerse en cuenta que las cuentas anuales a presentar deben acogerse a los modelos normalizados.

- Un ejemplar del informe de gestión (en caso de que proceda)

- Un ejemplar del informe de los auditores, en el caso en que la sociedad está obligada a ello o así lo hubieran solicitado una minoría de accionistas.

Asimismo, deben pagarse los honorarios registrales en este momento de la presentación, junto con el coste de la publicación del depósito en el BORME. El impago de este coste tiene la consideración de defecto subsanable. (art.426.1 RRM)

A tener en cuenta

Obligación del depósito de cuentas anuales por sociedades sin actividad en un ejercicio DGRN Resol 25-3-11, BOE 24-5-11

Aunque una sociedad no haya realizado actividad mercantil alguna al cierre de un ejercicio, subsiste la obligación de presentar los documentos contables en el Registro Mercantil, solo cambia su contenido.